La digitalización en los procesos gubernamentales ha adquirido una relevancia significativa en las últimas décadas. Este fenómeno no es casual, ya que su objetivo es transformar los procedimientos que anteriormente dependían de datos analógicos, como oficios, actas y convenios impresos, a formatos digitales. Este cambio no solo mejora la eficiencia en la gestión de la información, sino que también permite reducir costos y tiempos en la expedición de documentos.
En muchos países, especialmente en la región latinoamericana, los trámites administrativos son percibidos por los ciudadanos como tareas tediosas y prolongadas. Según el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), el tiempo promedio que se emplea para realizar un trámite en la región es de 5.4 horas, siendo México uno de los países que superan esta media, con un promedio de 6.9 horas. A su vez, el BID señala que solo el 3% de los procedimientos administrativos en México se han digitalizado, una cifra que está muy por debajo del 12% registrado en el gobierno argentino.
La digitalización de la información conlleva múltiples ventajas para el sector público. Entre los beneficios más destacados se encuentra la eficiencia en la expedición de documentos oficiales, lo que puede acortar los tiempos de entrega hasta en un 74%. Además, esta transformación permite reducir los costos asociados al manejo y distribución de la información, así como disminuir significativamente los pasos requeridos para la obtención de documentos importantes.
Asimismo, la digitalización favorece la reducción de costos operativos y la mejora en la calidad de los servicios públicos. Con un diseño e implementación adecuados, puede también generar mayor transparencia y contribuir a la disminución de actos de corrupción. Otro aspecto importante es que facilita la participación de la ciudadanía en la gestión de la información, lo que resulta fundamental para construir una relación de confianza entre el Estado y los ciudadanos.
Para ilustrar estos beneficios, podemos mencionar la expedición de documentos básicos como el acta de nacimiento en cajeros digitales o la obtención de la CURP a través de internet. La digitalización de estos procesos permite a los ciudadanos ahorrar tiempo y acceder a la información de manera gratuita o a un menor costo, lo que a su vez implica una mejor gestión de la información para el Estado.
Por todo lo anterior, se puede afirmar que la digitalización es un proceso que impacta de forma directa e indirecta en el bienestar de la población. En este contexto, y en el marco de la transformación impulsada por nuestro gobernador, Julio Menchaca Salazar, se firmó el convenio titulado “Intercambio Tecnológico entre el Gobierno de la Ciudad de México y el Gobierno del Estado de Hidalgo”. Este convenio tiene como finalidad contribuir a la modernización de ambas entidades, promoviendo el intercambio de experiencias, herramientas tecnológicas y estrategias para optimizar la gestión gubernamental y cerrar la brecha digital en la región.
Este convenio marca un antes y un después en lo que se refiere a la innovación pública en el estado de Hidalgo, partiendo de un diagnóstico serio que identifica áreas de oportunidad y fortalezas para un mejor desarrollo en la digitalización de diversos procesos. Algunos de los beneficios que este convenio aporta a Hidalgo incluyen mejoras en la regulación que permiten identificar si alguna modificación normativa realizada por un ayuntamiento o dependencia pública resulta negativa en términos de procesos, tiempos o costos para la ciudadanía.
Además, se ha implementado una herramienta que proporciona información general sobre el uso de suelo de un predio, sin incluir datos personales. También se ha creado RETYS, un sistema de registro electrónico que permite a los ciudadanos conocer los pasos a seguir para la expedición de un trámite o documento, así como iniciar el proceso desde la plataforma. Otro avance significativo es SIBIS, un registro que concentra la información de todos los programas sociales, facilitando el acceso de la población a estos beneficios al identificar si son considerados objetivos prioritarios.
Asimismo, se ha desarrollado un sistema de datos abiertos que permite a la ciudadanía consultar información pública de manera ágil y eficiente, mejorando la respuesta a las solicitudes de información. También se ha implementado un chatbot, disponible a través de WhatsApp, que utiliza inteligencia artificial para ayudar a los ciudadanos a resolver preguntas frecuentes y orientarlos en los pasos necesarios para realizar un procedimiento administrativo.
No obstante, para que estos procesos se lleven a cabo con éxito, es fundamental simplificar los trámites administrativos antes de proceder con la digitalización. Una vez simplificados, el procedimiento digital será mucho más eficiente, evitando los problemas inherentes a la burocracia.
Sin duda, todas estas herramientas tendrán un impacto significativo en las actividades públicas y en los servicios que el estado ofrece a los ciudadanos. Estoy convencido de que trabajar en la digitalización y en la innovación tecnológica de nuestro estado es una de las claves de la cuarta transformación para mejorar el bienestar de la población. En un mundo donde el tiempo es un recurso valioso, es imperativo que este se destine al desarrollo personal, familiar y comunitario, en lugar de ser consumido en largas filas y trámites burocráticos que caracterizaban a los gobiernos anteriores.
Miguel Ángel Tello Vargas
